Definicja: Rozjazd KPO i KEO to rozbieżność między masą odpadów wykazaną w ewidencji (KEO) a masą ujętą w karcie przekazania odpadu (KPO), widoczna przy porównaniu zapisów w BDO i dokumentów źródłowych: (1) różne momenty ważenia i korekt masy; (2) błędy w kodzie, jednostce lub statusie dokumentu; (3) niejednakowe reguły zaokrągleń i rozliczeń dla etapów transportu oraz przejęcia.

Jak wyjaśnić rozjazd KPO i KEO

Ostatnia aktualizacja: 2026-02-20

Co oznaczają KPO i KEO oraz gdzie powstaje rozbieżność

KEO i KPO różnią się funkcją, więc rozbieżność zwykle powstaje na styku deklaracji i potwierdzenia przejęcia. KEO zapisuje zdarzenia ewidencyjne po stronie podmiotu prowadzącego ewidencję, natomiast KPO dokumentuje przekazanie odpadu innemu podmiotowi i jego przyjęcie.

W praktyce masa w KPO bywa wprowadzana na etapie planowania odbioru albo załadunku, kiedy dostępna jest masa szacunkowa. Z kolei rzeczywista masa ujawnia się po ważeniu na wadze, najczęściej u przejmującego, po rozładunku. Jeśli w KEO wpisano masę z etapu wcześniejszego, a KPO potwierdzono masą końcową, porównanie daje różnicę mimo braku nieprawidłowości.

Rozjazd powstaje także, gdy jedna partia odpadu została podzielona na kilka transportów lub odwrotnie: kilka partii połączono w jeden kurs. Bez jasnego powiązania partii z numerami dokumentów, masa w KEO może sumować się w inny sposób niż masa widoczna w KPO.

Jeśli masa w KEO dotyczy całej partii, a KPO potwierdza część po odrzucie albo zanieczyszczeniu, różnica staje się logicznym następstwem procesu przyjęcia.

Przy rozbieżności ograniczonej do pojedynczego przekazania najbardziej prawdopodobne jest zderzenie masy szacowanej z masą z kwitu wagowego.

Najczęstsze przyczyny rozjazdu mas: ważenie, szacunek i korekty

Najczęściej rozjazd mas wynika z różnicy metody pomiaru i późniejszej korekty dokumentów. W obrocie odpadami standardem są korekty po ustaleniu masy na legalizowanej wadze oraz doprecyzowaniu składu partii.

Typowy scenariusz obejmuje wpis masy szacunkowej na podstawie objętości kontenera, faktury za usługę lub wagi pojazdu bez rozdzielenia na frakcje. Po przyjęciu na instalacji przejmujący ustala masę netto i może wykazać inną wartość niż ta, którą wpisano przed wyjazdem. Drugi częsty powód to różne zasady zaokrągleń, np. zapis do trzech miejsc po przecinku w jednym systemie i do dwóch w zestawieniach eksportowanych, co przy wielu kursach daje zauważalną różnicę sum.

Rozbieżność pojawia się także przy korektach jakościowych: część partii może zostać zakwalifikowana jako inny kod, a w skrajnym wariancie odrzucona i zwrócona. Bez spójnego śladu korekty w KPO i odpowiadającego wpisu w KEO, porównanie pokaże brakujące kilogramy lub nadwyżkę.

„Masa odpadu może zostać skorygowana po ważeniu na instalacji przejmującej, jeżeli pierwotnie wskazano wartość szacunkową.”

Jeśli korekta masy została wprowadzona tylko po jednej stronie ewidencji, to rozjazd pozostaje trwały aż do uzupełnienia brakującej korekty.

Diagnostyka krok po kroku: jak znaleźć miejsce, w którym dane się rozjechały

Źródło rozjazdu można ustalić przez porównanie osi czasu i dokumentów dla jednej partii odpadu. Najskuteczniejsza diagnostyka zaczyna się od zawężenia problemu do konkretnego numeru KPO i odpowiadającego mu wpisu w KEO.

Ustalenie jednego „przypadku” do analizy

Analiza powinna objąć pojedyncze przekazanie albo jeden dzień odbiorów, zamiast całego miesiąca. W praktyce porównanie sum miesięcznych bez identyfikacji kursów prowadzi do błędnych wniosków, bo drobne różnice zaokrągleń i łączenia partii kumulują się w tle.

Zebranie dokumentów źródłowych do masy

Do weryfikacji potrzebne są kwity wagowe, WZ, potwierdzenia odbioru, zlecenie transportu, a także ewentualne protokoły reklamacyjne. Kluczowe jest ustalenie, czy masa w KPO pochodzi z wagi u wytwórcy, przewoźnika czy przejmującego, oraz czy istnieje jeden kwit czy dwa ważenia (tara i brutto).

Sprawdzenie statusów i zmian w BDO

Istotne pozostaje sprawdzenie, czy KPO zostało potwierdzone, skorygowane albo anulowane, a także czy KEO zawiera zapis w tym samym dniu ewidencyjnym. Częstym błędem formalnym jest poprawny dokument po jednej stronie i wersja robocza po drugiej, co utrudnia automatyczne porównania.

Jeśli masa w KPO ma inny dzień potwierdzenia niż dzień wpisu w KEO, to różnice w raportach okresowych wynikają z przesunięcia czasowego, nie z braku odpadu.

Korekta i udokumentowanie wyjaśnienia rozjazdu bez ryzyka kontrolnego

Wyjaśnienie rozjazdu powinno zakończyć się spójnym śladem w dokumentacji, a nie tylko notatką roboczą. Dla kontroli znaczenie ma to, czy korekta wynika z obiektywnego pomiaru, czy z „dopasowania” ewidencji do raportu.

Najpierw porządkuje się masę: wskazuje kwit wagowy jako źródło oraz rozstrzyga, która wartość jest masą rozliczeniową. Jeśli różnica wynika z odrzutu lub zmiany kwalifikacji, potrzebny jest dokument potwierdzający przyjęcie częściowe, zwrot albo reklamację jakościową. Następnie aktualizuje się zapisy w KEO tak, aby odpowiadały faktycznym zdarzeniom: przekazaniu, przyjęciu i ewentualnym zwrotom. Po stronie KPO konieczne pozostaje sprawdzenie, czy korekta jest dopuszczalna w istniejącym statusie dokumentu i czy obie strony widzą tę samą wersję.

W reżimie organizacyjnym pomocne bywa utrzymanie jednolitej reguły: masa z wagi instalacji przejmującej jako nadrzędna, a masa szacunkowa jako informacja pomocnicza. Takie podejście ogranicza rozbieżności bez potrzeby każdorazowego negocjowania wartości.

W obszarze formalnym często pojawia się temat wpisów do rejestrów; w tym kontekście przydatne bywa opracowanie procedury zgodności, obejmującej także bdo rejestracja firmy, aby dane podmiotów i role w procesie były spójne z ewidencją.

Jeśli korekta opiera się na kwicie wagowym i ma odzwierciedlenie w obu dokumentach, to ryzyko zakwestionowania rozliczenia masy istotnie spada.

Typowe błędy formalne: kody odpadów, jednostki, podział partii i duplikaty

Wiele rozjazdów ma źródło formalne, mimo że masa fizycznie się zgadza. Najczęściej występują pomyłki w kodzie odpadu, jednostce miary, lub w sposobie przypisania jednej partii do wielu dokumentów.

Pomyłka w kodzie skutkuje tym, że w KEO masa trafia do innej pozycji zestawienia niż masa z KPO. W ujęciu globalnym masa się bilansuje, ale na poziomie „kod do kodu” pojawia się niedobór i nadwyżka. Kolejny błąd to mieszanie Mg i kg w eksporcie danych lub na dokumentach pomocniczych, a także ręczne przepisywanie wartości z kwitu wagowego bez kontroli separatorów dziesiętnych.

Duplikaty powstają, gdy to samo przekazanie zostaje ujęte dwa razy: raz jako przekazanie planowane, raz jako przekazanie potwierdzone, albo gdy występują dwa numery dokumentów dla jednego kursu. Odwrotna sytuacja to łączenie kilku kursów w jedną pozycję KEO bez utrzymania jednoznacznego mapowania do KPO.

„Ewidencja powinna zapewniać możliwość prześledzenia drogi odpadu od wytworzenia do przekazania lub przetworzenia, w tym spójność kodu oraz masy.”

Testem odróżniającym błąd formalny od błędu masy jest zgodność sumy po wszystkich kodach przy jednoczesnej niezgodności na poziomie pojedynczego kodu.

Porównanie: które źródła najlepiej potwierdzają masę przy rozjeździe KPO i KEO

Najwyższą wartość dowodową mają źródła o stałym formacie i łatwej weryfikacji oraz te, które zawierają jednoznaczne identyfikatory partii i ważenia. Najlepiej wypada kwit wagowy z numerem ważenia i parametrami brutto/tara/netto, następnie potwierdzone dokumenty w BDO, a na końcu notatki lub zestawienia robocze. Źródła z sygnałami zaufania obejmują podpisy lub pieczęcie, numer legalizacji wagi, oraz spójność chronologiczną z transportem. Materiały nieustrukturyzowane, bez daty i bez identyfikatora kursu, zwykle nie pozwalają odtworzyć ścieżki korekty.

Mapa decyzji: kiedy rozjazd jest dopuszczalny, a kiedy wymaga interwencji

Rozjazd bywa dopuszczalny, jeśli wynika z udokumentowanej korekty masy lub przesunięcia okresu ujęcia zdarzenia. Interwencja jest potrzebna, gdy różnica oznacza brak dokumentu, duplikat albo niezgodność stron co do tego, co faktycznie przekazano.

Za dopuszczalne uznaje się sytuacje, w których istnieje kwit wagowy potwierdzający masę końcową, a rozbieżność wynika z masy szacunkowej wpisanej wcześniej. Podobnie przesunięcie dnia ewidencji może powodować różnice w raportach miesięcznych, jeśli transport i potwierdzenie przyjęcia nastąpiły w różnych dniach. W takim układzie rozjazd znika w raporcie dłuższego okresu albo po właściwym przypisaniu do okresu sprawozdawczego.

Interwencja jest konieczna, gdy brak jest śladu korekty po jednej stronie, gdy KPO nie zostało potwierdzone mimo faktycznego odbioru, albo gdy masa z kwitów wagowych nie zgadza się z żadnym dokumentem w BDO. Krytyczne są też przypadki, w których zmieniono kod odpadu bez dokumentu potwierdzającego klasyfikację lub gdy odpad został częściowo odrzucony bez ujęcia zwrotu w ewidencji.

Przy braku kwitu wagowego dla wskazanej masy, najbardziej prawdopodobne jest ryzyko błędu ewidencyjnego wymagającego odtworzenia dokumentacji.

Przykładowe zestawienie przyczyn i działań korygujących

Reklama